Équipe, rôles et stagiaires
Vous ne payez que ceux qui inspectent.
Un inspecteur seul devient deux, puis une adjointe s'ajoute, puis un stagiaire. À ce moment-là, un outil conçu pour une seule personne devient un problème : soit tout le monde voit tout, y compris le chiffre d'affaires, soit personne ne peut travailler.
Six rôles, pensés par métier
Chaque rôle correspond à une vraie fonction dans un bureau d'inspection, pas à un niveau d'autorisation abstrait.
- Propriétaire : voit tout, et il est le seul à voir les chiffres de l'entreprise et l'abonnement. Ce rôle se transfère, il ne s'attribue pas.
- Admin : gère l'équipe, les réglages et la production. Ne touche pas à l'argent.
- Inspecteur : produit les inspections et les rapports. Ne facture pas.
- Réception : prend les rendez-vous, ouvre les dossiers, envoie au client, facture et relance. N'inspecte pas.
- Comptable : les montants et les exports. Aucun rapport, aucune photo.
- Stagiaire : ne voit que les mandats où on l'a mis. Produit, mais n'envoie rien au client.
Treize permissions, réglables une par une
Le rôle est un point de départ, pas une cage. Chaque membre a ensuite un écran d'accès où treize permissions se cochent individuellement, regroupées dans l'ordre où se déroule un mandat :
- Dossiers : voir, voir TOUS les dossiers, créer, modifier la fiche, mettre à la corbeille.
- Production : inspecter (photos, constats, éditeur et IA), gérer la bibliothèque de la firme.
- Clients : carnet de clients et de courtiers, envoyer au client.
- Argent : facturer, voir les chiffres de l'entreprise.
- Administration : gérer l'équipe et les réglages, gérer l'abonnement.
Les quatre permissions qui ouvrent l'argent ou la gouvernance sont marquées comme sensibles à l'écran. Les accorder par mégarde est précisément ce qu'un patron cherche à éviter, et une case grise au milieu de douze autres ne l'en empêcherait pas.
La case qui crée le cloisonnement
« Voir TOUS les dossiers » est la permission la plus intéressante du lot. Décochée, elle transforme n'importe quel rôle en profil cloisonné : la personne ne voit plus que les mandats où elle a été assignée.
C'est ce qui rend le stagiaire possible sans écrire une règle spéciale à son nom, et c'est aussi ce qui permet à deux inspecteurs de travailler côte à côte sans voir les dossiers l'un de l'autre, quand c'est ce que vous voulez.
Vous ne payez que ceux qui inspectent
C'est le point que la plupart des logiciels facturent autrement. Un siège se paie seulement si la personne produit des rapports. Concrètement :
- Une réceptionniste qui prend les rendez-vous, ouvre les dossiers et facture : aucun siège payant.
- Un comptable qui vient chercher les exports : aucun siège payant.
- Un stagiaire : aucun siège payant non plus. Il est encadré et non rémunéré, et le facturer reviendrait à reprendre d'une main ce que le programme de maître de stage donne de l'autre.
- Un inspecteur qui produit : un siège.
L'écran d'abonnement affiche le compte : combien de sièges votre équipe occupe, combien sont couverts, et combien de membres ne coûtent rien. Et s'il manque un siège, personne n'est coupé. On vous le signale, vous ajustez quand ça vous convient.
Un cabinet, des données isolées
L'isolation des données entre cabinets est appliquée au niveau de la base de données par la sécurité au niveau des rangées. Un compte ne voit jamais les dossiers, les photos ni les clients d'un autre.
Comment vos données sont protégées
Un verrou, pas un bouton caché
Beaucoup d'outils appellent « rôles » le fait de masquer des boutons. Ce n'est pas une sécurité, c'est une décoration : la donnée reste accessible à qui sait la demander autrement.
Ici, l'interface cache effectivement les boutons, mais ce n'est pas là que se joue la permission. Chaque requête est filtrée par une règle appliquée dans la base de données elle-même. Un membre qui n'a pas le droit de voir un dossier ne le reçoit pas, même si l'écran était contourné. Le verrou tient tout seul.
C'est la même mécanique qui sépare deux cabinets l'un de l'autre. La différence entre un collègue et un inconnu n'est pas un affichage, c'est une règle vérifiée ligne par ligne.
Les situations que ça règle vraiment
- Une adjointe qui prend les rendez-vous et prépare les dossiers, sans accès à la facturation ni aux réglages du cabinet.
- Un deuxième inspecteur qui travaille ses propres mandats et ne voit pas ceux des autres.
- Un stagiaire qui apprend dans de vrais dossiers, cloisonné aux siens.
- Un comptable externe à qui on envoie le journal des ventes, sans lui ouvrir de compte.
- Un départ : l'accès se retire sans que le travail produit disparaisse avec la personne.
Ce dernier point est celui qu'on découvre trop tard. Dans un outil bâti pour une seule personne, les dossiers appartiennent au compte; quand le compte part, le travail part avec lui.
Grandir sans changer d'outil
Un inspecteur seul aujourd'hui, deux dans un an, une adjointe ensuite : la trajectoire est banale et c'est pourtant elle qui force la plupart des changements de logiciel. La structure de rôles existe dès le premier compte, alors passer de un à trois inspecteurs ne demande pas de migration, seulement des sièges.
Le programme étudiant
Habita est gratuit pour les étudiants inscrits à un programme d'inspection en bâtiment, et un rôle de maître de stage permet à un inspecteur d'encadrer un stagiaire dans de vrais dossiers. C'est le cloisonnement du rôle stagiaire qui rend ça possible : sans lui, aucun inspecteur sérieux ne laisserait un étudiant entrer dans sa base de clients.
FAQ
Est-ce que je paie un siège pour ma réceptionniste?
Non. Un siège se facture seulement pour les membres qui produisent des rapports. La réception, le comptable et le stagiaire ne coûtent rien, même s'ils travaillent tous les jours dans l'outil. Vous payez vos inspecteurs, pas votre organigramme.
Combien d'inspecteurs peut-on ajouter?
Autant que vous en avez : chaque inspecteur occupe un siège. L'écran d'abonnement affiche combien votre équipe en occupe et combien sont couverts. S'il en manque un, personne n'est coupé du service : on vous le signale et vous ajustez quand ça vous convient.
Un stagiaire voit-il tous les dossiers du bureau?
Non. Il ne voit que les mandats où on l'a assigné, et il ne peut rien envoyer au client. C'était la condition pour qu'un maître de stage puisse le laisser travailler dans de vrais dossiers. Et il ne coûte rien en siège.
Puis-je ajuster les permissions d'une personne en particulier?
Oui. Le rôle donne un point de départ, puis un écran d'accès permet de cocher les treize permissions une par une pour ce membre : dossiers, production, clients, argent, administration. Les quatre qui ouvrent l'argent ou la gouvernance sont marquées comme sensibles.
Les données d'un cabinet sont-elles séparées de celles des autres?
Oui, et pas seulement à l'écran : l'isolation est appliquée à même la base de données, ligne par ligne. Une requête d'un compte ne peut pas retourner la donnée d'un autre, même en contournant l'interface.
Habita convient-il seulement à l'inspecteur qui travaille seul?
Non, et c'est un raccourci fréquent. Cinq rôles distincts, un rôle stagiaire cloisonné et une isolation appliquée en base de données : la structure d'un cabinet est là dès le premier compte. Ce qui change avec la taille, c'est le nombre de sièges, pas l'outil.
Puis-je donner un accès à mon adjointe sans lui ouvrir la facturation?
Oui. Les droits sur les dossiers, la facturation et les réglages du cabinet sont distincts. Une personne qui prend les rendez-vous et prépare les dossiers n'a aucune raison de voir vos revenus, et elle ne les verra pas.
Que se passe-t-il quand quelqu'un quitte l'équipe?
Vous retirez son accès et le travail qu'il a produit reste dans le cabinet. Les dossiers appartiennent à l'entreprise, pas au compte de la personne, ce qui n'est pas le cas dans un outil bâti pour un utilisateur unique.
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