Facturation, taxes et comptabilité
De la facture au comptable, sans ressaisir une ligne.
Un inspecteur autonome passe ses soirées de fin de trimestre à retrouver ses factures et à recalculer ses taxes dans un tableur. Habita tient ce registre au fur et à mesure, parce que la facture naît du même dossier que le rapport.
La facture
- Facture générée à partir du prix convenu au dossier, sans ressaisie.
- Calcul de la TPS et de la TVQ, aux taux que vous configurez.
- Numérotation, dates et statut de la facture.
- Livraison au client dans son portail, avec paiement par virement Interac.
- Suivi des encaissements : ce qui est payé, ce qui reste à recevoir.
Le journal des ventes
L'onglet Ventes de la comptabilité rassemble tout ce qu'un comptable demande, pour la période qu'il demande.
- Périodes au mois, au trimestre, à l'année ou sur mesure.
- Base d'enregistrement au choix : à la facturation ou à l'encaissement.
- Totaux des ventes, de la TPS et de la TVQ pour la période.
- Tableau détaillé par facture : date, dossier, client, sous-total, taxes, total, statut.
- Export CSV, et envoi direct au courriel de votre comptable avec une note.
Le transport, une dépense que presque personne ne réclame au complet
Chaque inspection implique un aller-retour. Habita calcule la distance depuis votre adresse professionnelle jusqu'à la propriété et retour, puis applique le taux kilométrique que vous avez configuré.
- Kilométrage parcouru sur la période, calculé en aller-retour.
- Déduction au taux de l'ARC, avec les deux paliers et le seuil configurables dans vos réglages.
- Essence estimée et temps de conduite pour la période.
- Les taux sont sous votre contrôle : ils changent d'année en année et vous restez responsable des valeurs saisies.
Facturé ou encaissé, ce n'est pas la même déclaration
Le journal se calcule sur la base que vous choisissez : à la facturation ou à l'encaissement. C'est une case à cocher, et c'est la différence entre déclarer des taxes sur de l'argent reçu et sur de l'argent promis.
Un inspecteur qui facture en décembre et se fait payer en janvier n'a pas le même trimestre selon la base retenue. Beaucoup s'en aperçoivent en refaisant leur calcul à la main; ici, on change la base et le tableau se recalcule.
QuickBooks Online
Pour les inspecteurs déjà installés dans QuickBooks Online, Habita s'y branche et fait correspondre ses éléments aux vôtres : le code de taxe, l'article de service et le compte de revenus. Vous confirmez la correspondance une fois.
Cela dit, la plupart des inspecteurs autonomes n'en ont pas besoin. Le journal des ventes et l'export au comptable couvrent le cas courant, et une pièce de moins dans le montage est une pièce de moins qui brise.
Pourquoi c'est dans le logiciel d'inspection
La question se pose : pourquoi ne pas laisser la facturation à un outil comptable? Parce que la facture naît du même dossier que le rapport.
Le prix convenu est fixé au moment de la prise de rendez-vous. Il se reporte dans la convention que le client signe, puis dans la facture qu'il reçoit, puis dans le journal des ventes. Aucune ressaisie, donc aucun écart entre ce qui a été convenu, ce qui a été signé et ce qui a été déclaré. C'est exactement là que les erreurs se glissent quand deux systèmes se parlent par copier-coller.
Et le kilométrage suit la même logique : la distance vient de l'adresse du dossier, pas d'un carnet de bord tenu de mémoire le dimanche soir.
FAQ
Habita calcule-t-il la TPS et la TVQ?
Oui, sur chaque facture, aux taux que vous configurez, et les totaux de taxes de la période s'affichent dans le journal des ventes prêts à être transmis.
Puis-je envoyer mes chiffres à mon comptable?
Oui. Vous choisissez la période, vous exportez en CSV ou vous envoyez directement au courriel de votre comptable avec une note, sans passer par un tableur intermédiaire.
Le kilométrage est-il calculé automatiquement?
Oui, en aller-retour depuis votre adresse professionnelle jusqu'à la propriété inspectée. Le taux appliqué est celui que vous inscrivez dans vos réglages. Ces taux changent d'année en année : validez le taux en vigueur auprès de l'ARC ou de votre comptable.
Faut-il un logiciel comptable en plus d'Habita?
Pas nécessairement. Beaucoup d'inspecteurs autonomes s'en tiennent au journal des ventes et à l'export vers leur comptable. Si vous tenez déjà vos livres dans QuickBooks Online, Habita s'y branche.