Convention, attestation et signature électronique
La convention signée avant la visite, et une preuve qui tient.
La convention de service n'est pas une formalité : c'est le document qui définit la portée de votre mandat et qui vous protège si un litige survient deux ans plus tard. Encore faut-il pouvoir prouver ce qui a été signé, par qui et quand.
Signer pour vrai, pas cocher une case
- Signature manuscrite tracée au doigt ou à la souris, pas une case à cocher.
- Horodatage du moment exact de la signature.
- Le document est gelé à la signature : le texte signé ne peut plus changer après coup.
- Empreinte SHA-256 du document signé, calculée et conservée, pour démontrer que la copie produite plus tard est bien celle qui a été signée.
Cette approche suit l'esprit de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI), qui encadre la valeur d'un document technologique au Québec : ce qui compte, c'est de pouvoir démontrer l'intégrité du document dans le temps.
Deux documents, pas un
- La convention de service, signée avant l'inspection, qui établit la portée et les limites du mandat.
- L'attestation, qui accompagne la remise du rapport.
- Les annexes que vous joignez à l'un ou à l'autre.
- Les trois existent en français et en anglais, et la langue se fige au moment de la signature pour que la copie conservée soit exactement celle que le client a lue.
Signer avant, pas après
La convention se signe idéalement avant la visite, et ce n'est pas une préférence administrative. Un document signé sur le pas de la porte, entre deux poignées de main, avec un client pressé qui ne l'a pas lu, protège beaucoup moins bien qu'il en a l'air.
Envoyée par le portail dès la prise de rendez-vous, elle est lue à tête reposée, signée à distance, et vous arrivez sur place avec un mandat déjà encadré. Vous savez aussi qui n'a pas signé, ce qui évite le déplacement inutile.
Pourquoi le gel du document compte plus que la signature
Tout le monde comprend l'idée d'une signature électronique. Le point vraiment décisif est ailleurs : pouvoir démontrer, deux ans plus tard, que le texte présenté au tribunal est exactement celui que le client a signé.
C'est le rôle du gel et de l'empreinte SHA-256. Le document signé ne peut plus changer, et son empreinte permet de vérifier que la copie produite plus tard est bien la même, au caractère près. Sans ça, une signature valide sur un document modifiable ne prouve rien.
La même logique s'applique à la langue. Un client anglophone qui a signé une version anglaise doit retrouver cette version-là, pas une traduction refaite depuis. C'est pourquoi la locale se fige au moment de la signature.
Adapté à votre norme de pratique
Le texte de la convention ne dit pas la même chose selon la norme que vous suivez. Habita réécrit les mentions correspondantes en fonction du standard choisi dans vos réglages, plutôt que d'affirmer une conformité que vous n'avez pas déclarée.
C'est un point que peu d'inspecteurs vérifient dans leur logiciel actuel, et qui se retourne mal : une convention qui affirme une norme que vous n'appliquez pas est une déclaration que vous avez signée.
FAQ
La signature électronique d'Habita a-t-elle une valeur légale au Québec?
Habita est conçu selon l'esprit de la LCCJTI : signature manuscrite tracée, horodatage, gel du document signé et empreinte SHA-256 conservée pour démontrer l'intégrité. Nous ne donnons pas d'avis juridique; pour un cas litigieux précis, validez avec votre conseiller.
Le client peut-il signer depuis son téléphone?
Oui. Il trace sa signature au doigt dans le portail, sans application à installer ni compte à créer.
Puis-je faire signer la convention avant l'inspection?
Oui, c'est le flux prévu. Vous envoyez le portail dès la prise de rendez-vous, le client signe à son rythme, et vous arrivez sur place avec le mandat déjà encadré.